С тобой когда-нибудь случалось, что у тебя много нерешенных задач и ты не знаешь с чего начать? Я уверен, особенно если вы человек, который руководит рабочими группами или у которого обычно есть крупные проекты. Конечно, чувство, что нам не хватает времени, не является исключительным для профессионалов. Это также может произойти, когда вы находитесь дома, с ежедневными домашними делами. Дело в том, что в любом случае вам нужно быть более эффективным .
Для решения этой проблемы вы можете сделать ставку на использование инструментов повышения производительности. Одним из наиболее популярных вариантов прекращения проволочек является Матрица управления временем Эйзенхауэра. Это метод, популяризированный Стивеном Кови в его знаменитой книге « Навыки высокоэффективных людей» , который позволяет людям лучше управлять своим временем, учась расставлять приоритеты для задач.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – очень эффективный инструмент для лучшего управления временем, организации всех ваших действий в соответствии с их степенью важности и / или срочности. Для этого метод предлагает разделить ожидающие задачи на четыре разных квадранта, помещая каждое действие в определенный квадрант, соответствующий уровню приоритета, в котором нуждается указанная задача.
С помощью этого метода принятия решений вы можете определить, какие задачи вы должны выполнить в первую очередь, а какие можно отложить в сторону, чтобы возобновить в другое время или даже отменить при необходимости; что сэкономит вам огромное количество времени, сосредоточившись на наиболее важных задачах и с помощью которого вы получите больший результат . Матрица может быть легко представлена графически, что позволяет вам оптимально просматривать список дел в порядке срочности.
Маленькая история создателя
Матрица или картина Эйзенхауэра обязана своим именем гению управления временем Дуайту Д. Эйзенхауэру, который помимо того, что был великим политиком и военным стратегом, был 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр участвовал во Второй мировой войне в качестве верховного главнокомандующего союзных войск и генерала армии.
Из-за своего статуса и должности в армии Дуайту пришлось столкнуться с множеством трудных решений и задач, которые ему пришлось делегировать из-за короткого времени, которое ему приходилось выполнять в большом количестве мероприятий.
Именно из-за всех этих обязанностей Эйзенхауэр был вынужден эффективно управлять своим временем, чтобы уменьшить напряженность и иметь возможность выполнять большинство повседневных дел. Достижения, такие как преодоление напряженности холодной войны, прекращение войны в Корее, строительство очень эффективной системы автомобильных дорог, среди многих других, приписываются Эйзенхауэру за его тщательно продуманную систему, позволяющую правильно расставлять приоритеты в соответствии с важностью и срочностью. что эти мероприятия были.
Хотя он считается создателем этой системы управления временем, важно отметить, что ее популярность обусловлена американским автором Стивеном Кови. И именно благодаря его бестселлеру «Семь навыков высокоэффективных людей» эта концепция управления временем была лучше понята. Следовательно, этот инструмент также известен как матрица Кови или квадрант Кови .
Для чего нужна матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра позволяет вам создать систему принятия решений, состоящую из структуры, которая служит для различения неотложного и важного. Таким образом, вы можете посвятить необходимое время каждому виду деятельности для достижения каждой из ваших краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей и задач.
Несомненно, преимущества такого инструмента неисчислимы, но наиболее важными являются:
- Организуйте свои приоритеты в упрощенном виде
- Сэкономить время
- Повысьте эффективность
- Планируйте заранее для других задач
- Делегировать задачи, чтобы быть более продуктивным
- Откажитесь от действий, которые не повышают ценность вашей компании
- Уменьшить усталость и стресс
Модель настоятельно рекомендуется для людей, которые занимают руководящие должности в своих компаниях , так как они имеют ограниченное время и должны принимать быстрые и точные решения . Ярким примером являются стартапы , где изменения происходят гораздо более ярко, чем в более традиционных компаниях.
Но он также может применяться каждый день, кто хочет навести порядок в своей жизни. 🙂
Использование матрицы Эйзенхауэра поможет вам оставаться сосредоточенным и исключать все те задачи, которые отвлекают и не способствуют вашему личному и профессиональному развитию. В идеале, быстро выполняйте срочные и важные задачи, чтобы вы могли тратить большую часть своего времени на продуктивные действия, которые вы можете выполнять постепенно и в конечном итоге привести к успеху.
Почему так сложно расставить приоритеты?
Если вам трудно расставить приоритеты для задач, чтобы не чувствовать себя перегруженным всем, что вы должны делать, вы должны знать, что это связано с трудностями, с которыми мы, люди, принимаем решения .
Согласно различным исследованиям, принятие решений тесно связано с эмоциями, поскольку две части мозга, которые отвечают за эти области, орбитофронтальная кора и миндалина, обычно работают вместе, когда мы обрабатываем сложные мысли. Поэтому, когда вы чувствуете беспокойство или депрессию, вы не можете принимать решения.
Один из способов уменьшить эмоциональную нагрузку при принятии решений – это использовать систему управления временем, такую как матрица Дуайта Эйзенхауэра, поскольку это поможет вам быстрее и проще определить важные и неотложные задачи, чем те, которые этого не делают. ,
Как использовать матрицу тайм-менеджмента Эйзенхауэра?
Как я упоминал ранее, матрица Эйзенхауэра представлена графически с помощью четырех различных квадрантов, которые будут служить для разделения вашего списка действий и визуализации срочности каждой из задач. По этой причине эффективность этого метода во многом зависит от правильного определения приоритетов, чтобы определить, какие из них следует уделить первому.
Чтобы лучше управлять временем с помощью матрицы, важно знать, как каждый квадрант работает индивидуально:
Первый квадрант
Квадрант номер один находится в левом верхнем углу. Он должен включать все те задачи, которые являются важными и неотложными. То есть все действия, которые должны быть выполнены немедленно или в краткосрочной перспективе. Эти действия не могут быть отложены, поскольку их невыполнение может иметь очень негативные последствия .
Например, в бизнесе это может означать неотложный ответ на электронное письмо клиенту. В повседневной жизни это может быть обращение к врачу в чрезвычайной ситуации.
Второй сектор
Этот квадрант расположен в верхней правой части матрицы. Здесь вы должны добавить весь набор мероприятий, которые важны, но не срочно. Задачи, поставленные в этом квадранте, значительны и приносят много пользы, но они могут быть выполнены в долгосрочной перспективе . Таким образом, у вас есть некоторая свобода действий, чтобы решить, когда начинать их выполнять, и они не создают такого большого стресса, как действия в квадранте 1.
Например, изучите карьеру, чтобы получить степень, или предложите следовать упражнениям на благо вашего здоровья.
Третий квадрант
Третий квадрант занимает нижнюю левую часть графика. Это соответствует всем тем задачам, которые актуальны, но не важны. Эти виды деятельности могут не быть приоритетными и обычно являются задачами, которые другие люди могут сделать для вас .
Другими словами, если вы занимаетесь действительно важными вопросами, требующими вашего времени, вы можете делегировать эти задачи или выполнять их после завершения первого квадранта.
Четвертый квадрант
Это квадрант с самым низким приоритетом из всех. Он расположен в правом нижнем углу и содержит задачи, которые можно устранить, поскольку они представляют собой пустую трата времени и не помогают вам достичь ваших целей . Это действия, которые не являются ни срочными, ни важными, они находятся внизу списка, поскольку лучше вкладывать время в более продуктивные вещи, такие как задачи в квадранте
Некоторые из видов деятельности, определенных в этом квадранте, включают просмотр сериалов или видеоигры.
После того, как каждое действие назначено определенному квадранту, довольно легко визуализировать, какие задачи требуют вашего раннего внимания, те, которые могут ждать немного дольше, или те, которые не имеют отношения и вообще не влияют на вас, если вы их не выполняете. ты делаешь
Пример матрицы Эйзенхауэра
Теперь, когда вы знаете, что имеет каждый квадрант, и какие задачи вы должны ставить в каждом из них, важно, чтобы вы научились хорошо распределять свои действия в каждом из них. Чтобы помочь вам, мы предлагаем вам общий пример того, как матрица Эйзенхауэра используется для определения приоритетности задач.
Квадрант 1 – До
Помните, что это квадрант того, что является важным и неотложным, что также известно как квадрант стресса, потому что задачи в этом разделе в силу их актуальности могут спровоцировать его. Чтобы хорошо знать, какие задачи находятся в этом разделе, вы должны спросить себя, можете ли вы их выполнять, и важно ли это делать. На примере больницы вы можете понять, какие задачи попадают в этот сектор.
Например, если пациент с острым аппендицитом поступил в качестве неотложной помощи, операция будет срочной и должна быть выполнена в короткие сроки.
Квадрант 2 – Расписание в календаре
Если задача может быть выполнена только вами, но может быть отложена , введите этот квадрант, потому что для него установлено расписание.
Следуя примеру больницы, представьте, что в центре есть команда, специализирующаяся на пластической хирургии, и часто выполняются такие процедуры, как бариатрическая хирургия. Эта хирургическая процедура, хотя и важна для тех, кто ее запрашивает, не является срочной, поэтому ее можно запланировать на ближайшую, но не немедленную дату.
Квадрант 3 – Делегат
Вот задачи, которые хотя и являются срочными, но не важны, поскольку вам не обязательно выполнять их самостоятельно. Давайте вернемся к делу больницы и пациенту с острым аппендицитом, который был доставлен в больницу.
Очевидно, что этот вопрос является срочным, однако, поскольку в больнице нет операционной комнаты, необходимо искать другие близлежащие больницы, которые могут немедленно выполнить операцию. В этом случае дело передается другому лицу.
Квадрант 4 – Удалить
Также называемый escape-квадрантом, он концентрирует второстепенные задачи, которые могут быть устранены без проблем.
В этом последнем примере мы можем говорить о проведении ежегодного опроса пациентов больницы. Данные из этого могут быть полезны для медицинского центра, но они не должны делать это (они могут нанять кого-то, чтобы сделать это), и это не должно быть сделано сейчас. В конце дня это может быть запланировано на долгосрочную перспективу, которая будет сделана где-то в течение года.